Vijf redenen om te beginnen met lotnummering in je magazijn
Met EUDR-compliance als mooie bijvangst!
In veel drukkerijen wordt voorraad beheerd op artikelniveau, zonder dat individuele partijen traceerbaar zijn. Materialen worden ontvangen, opgeslagen en later gebruikt zonder vaste volgorde of identificatie per batch. Zolang het magazijn overzichtelijk is, werkt dit prima. Maar bij groeiende complexiteit – zoals meer productvarianten, kleinere oplages of meerdere locaties – wordt het steeds lastiger om overzicht te houden.
Op dat moment is lotnummering een logische volgende stap. Hierbij krijgt elke partij een uniek nummer, zodat deze gedurende het hele proces – van ontvangst tot productie en levering – te volgen is. Naast meer controle en efficiëntie biedt dit ook voordelen voor certificeringen en toekomstige regelgeving zoals de EU Deforestation Regulation (EUDR).
Geen tijd om het hele artikel te lezen en wil je verder kijken dan alleen efficiency? Download het gratis eBook “Op weg naar een duurzame drukkerij” en ontdek hoe je richting net-zero gaat en duurzaamheid in al je processen integreert.
Praktijkproblemen bij groeiende complexiteit
Zonder lotnummering zijn magazijnprocessen vaak afhankelijk van ervaring en intuïtie. Dit kan leiden tot:
- Veroudering van grondstoffen doordat oudere partijen blijven liggen
- Onzekerheid over resterende voorraad na bijvoorbeeld een huisstijlwijziging
- Tijdverlies bij het verzamelen van artikelen over meerdere locaties
- Extra handmatige controles bij samengestelde producten
Deze situaties maken duidelijk dat een gestructureerde aanpak noodzakelijk wordt.
Wat is lotnummering?
Lotnummering betekent dat elke partij materiaal of product een uniek identificatienummer krijgt, gekoppeld aan gegevens zoals herkomst, hoeveelheid, datum en opslaglocatie. Tijdens productie blijft deze koppeling behouden, waardoor inzichtelijk is welke materialen in een eindproduct zijn verwerkt.
Belangrijke kenmerken:
- Unieke identificatie per batch of pallet
- Vastlegging van aantallen en data
- Koppeling aan magazijnlocaties
- Toepassing in productie en bij restpartijen
- Volledige historie van ontvangst tot levering
Dit zorgt voor een sluitende administratie en volledige traceerbaarheid.
Waarom beginnen met lotnummering?
1. Minder fouten. Duidelijkheid over welke partij eerst gebruikt moet worden voorkomt fouten en maakt processen minder afhankelijk van individuele kennis.
2. Minder incourante voorraad. Met het first in, first out-principe voorkom je veroudering en verspilling van materialen en eindproducten.
3. Meer efficiëntie en tijdwinst. Realtime inzicht in voorraad en locaties versnelt orderpicking en verhoogt de productiviteit.
4. Betere continuïteit. Kennis zit niet langer alleen in het hoofd van medewerkers, waardoor de organisatie minder kwetsbaar is.
5. Compliance en traceerbaarheid. De volledige historie van materialen is vastgelegd, wat audits, kwaliteitscontroles en klantvragen ondersteunt.
Implementatie vraagt discipline
Lotnummering werkt alleen als het consequent wordt toegepast. Iedere ontvangst, verplaatsing en verwerking moet worden geregistreerd. Begin met het bepalen welke artikelen je wilt opnemen.
Belangrijke aandachtspunten:
- Magazijninrichting: duidelijke, vaste locaties per lot
- Consistente registratie: uniforme vastlegging van kenmerken
- Procesafspraken: heldere werkinstructies
- IT-ondersteuning: inzet van ERP- of WMS-systemen
Door stapsgewijs te werken – van inkomende goederen naar eindproducten – bouw je een betrouwbaar en schaalbaar systeem.
Praktijkvoorbeeld: van ontvangst tot gereed product
Een drukkerij ontvangt 50 pallets 135g MC-papier. Elke pallet krijgt een uniek lotnummer, gekoppeld aan inkooporder, datum en opslaglocatie (bijv. 1A14, 1A15, 1B20).
- Stap 1: Inboeken en opslag. Registratie per pallet met lotnummer; het systeem bepaalt de opslaglocatie.
- Stap 2: Productieplanning. Voor twee orders (klant A en B) selecteert het systeem automatisch de oudste geschikte pallets (FIFO). Restanten blijven onder hetzelfde lotnummer beschikbaar.
- Stap 3: Koppeling aan gereed product. Gebruikte lotnummers worden gekoppeld aan orders, waardoor volledige traceerbaarheid ontstaat.
Klaar voor de toekomst (EUDR) De EUDR verplicht bedrijven om aan te tonen dat grondstoffen legaal en ontbossingsvrij zijn, via onder andere DDS-nummers. Bedrijven met lotnummering hebben hier een voorsprong: het koppelen van extra identificaties is dan eenvoudig.
Ook zonder directe verplichting kan de markt dit afdwingen. Klanten vragen steeds vaker om bewijs van herkomst. Met een goed systeem ben je hier direct op voorbereid.
Conclusie
Lotnummering is geen administratieve last, maar een strategische investering. Het biedt meer grip op voorraad, verhoogt efficiëntie en vermindert fouten. Tegelijkertijd leg je de basis voor traceerbaarheid en toekomstige compliance-eisen.
Verder kijken dan alleen efficiëntie
Lotnummering is een belangrijke stap, maar duurzaamheid gaat verder. In de grafische industrie is dit inmiddels een noodzaak. Download het eBook “Op weg naar een duurzame drukkerij” en ontdek hoe je je impact meetbaar maakt en in stappen richting een net-zero organisatie werkt – inclusief praktische quick-scan.
