Web-to-print: 11 succesfactoren voor een goede implementatie
Verdere digitalisering is voor veel organisaties in de druk- en printbranche nog steeds een belangrijk thema, zowel voor interne processen als voor de interactie met klanten. Steeds meer bedrijven maken het mogelijk om drukwerk via een webinterface te ontwerpen, controleren, bestellen en afrekenen. Dat varieert van eenvoudig huisstijl-drukwerk tot complexe on-demand producten zoals brochures, boeken, kleding en verpakkingen.
Orders worden daarbij automatisch omgezet naar een fysiek of digitaal eindproduct. Voor deze werkwijze gebruiken we de overkoepelende term web-to-print (ook wel web2print, remote publishing of web based publishing).
Liever meteen het grotere plaatje? In het eBook “IT als motor van je grafisch bedrijf” lees je hoe automatisering je hele grafische keten raakt – van webshop en planning tot shopfloor en facturatie. Download het eBook en bepaal hoe IT voor jouw organisatie werkt.
Een succesvolle implementatie van web-to-print vraagt meer dan alleen het “aanzetten” van webshopsoftware. Onder het motto “als je het doet, doe je het goed” volgen hieronder elf succesfactoren om rekening mee te houden bij het starten of verbeteren van web-to-print.
1. Kijk naar de gehele keten
Hoe meer stappen in de keten van order tot factuur zijn gedigitaliseerd, hoe groter de efficiëntiewinst. Als één schakel niet goed geautomatiseerd is, gaat een groot deel van die winst verloren. Web-to-print moet daarom worden gezien als onderdeel van een bredere digitaliseringsstrategie, waarbij de focus ligt op de plekken waar op dat moment de meeste winst te behalen is.
2. Integratie is de sleutel
Automatisering werkt alleen als alle schakels in de keten goed met elkaar communiceren. Denk aan het automatisch aanmaken van productieorders, calculaties, planningsregels, journaalposten en klantcommunicatie. Ontbrekende of onjuiste informatie leidt tot extra werk, hogere kosten en meer fouten.
3. Koppel met je bedrijfssoftware
De belangrijkste koppeling is die tussen de webshop en de bedrijfssoftware (ERP). ERP-systemen bevatten vaak al functionaliteit voor planning, voorraad, machinekoppelingen en financiële afhandeling. Door deze centraal te houden, voorkom je dubbele processen, onvolledig inzicht in orders en het missen van omzet in de bedrijfssoftware.
4. Vergeet de boekhouding niet
De financiële afhandeling is vaak een onderbelichte schakel, terwijl hier veel efficiëntie te behalen is. Automatische verwerking van omzet, materialen en voorraad in de boekhouding zorgt voor betrouwbaarheid en maakt goede voor- en nacalculaties en analyses mogelijk.
5. Laat informatie twee kanten op stromen
Niet alleen informatie richting productie is belangrijk. Ook terugkoppeling vanuit de ERP-software naar de webshop – zoals orderstatus, planning en facturatie – is essentieel. Zo blijven klanten real-time geïnformeerd, wat tijd bespaart en de klanttevredenheid verhoogt.
6. API-kennis is onmisbaar
Koppelingen tussen systemen verlopen via API’s of webservices. Kennis van mogelijkheden, beperkingen en performance is cruciaal. Betrouwbare, veilige en goed ontworpen koppelingen zijn essentieel en vragen om ervaren specialisten.
7. Zorg voor één versie van de waarheid
Product- en prijsinformatie moet centraal worden beheerd. Met een extra verkoopkanaal wordt het nog belangrijker dat prijzen, producten, staffels en BTW-percentages overal gelijk zijn. Wijzigingen wil je één keer doorvoeren en direct in de hele keten terugzien.
8. Waak over de privacy van je klanten
Web-to-print leidt tot meer opslag van klantgegevens en vraagt daarom om aandacht voor AVG en privacy by design. Denk aan dataminimalisatie, pseudonimisering, toegangsrechten en het recht om vergeten te worden. Dit vereist een doordachte inrichting vanaf de start.
9. Hanteer een realistische planning
Een web-to-print implementatie is een project dat naast de dagelijkse operatie plaatsvindt. Werk met een duidelijke fasering, test grondig en ga pas live als alles goed functioneert. Ontwikkel-, test- en acceptatieomgevingen zijn hierbij onmisbaar.
10. Houd je software up to date
Actuele software en API’s zijn noodzakelijk voor veiligheid, betrouwbaarheid en het kunnen toepassen van nieuwe functionaliteit en wetgeving. Cloudoplossingen maken dit eenvoudiger en zijn vaak een logische vervolgstap in verdere digitalisering.
11. Mensen bepalen het succes
Web-to-print verandert het werk van medewerkers. Repeterend werk verdwijnt, nieuwe taken ontstaan. Zie de implementatie daarom als een verandertraject: betrek medewerkers, beschrijf nieuwe rollen, leid mensen op en neem hen mee in het proces.
Maximale waarde uit web-to-print
Web-to-print kan leiden tot meer omzet, lagere kosten, hogere efficiëntie, tevreden klanten en leuker werk voor medewerkers. Dat lukt alleen als je verder kijkt dan de webshop en de volledige keten van order tot factuur optimaliseert. Door elke schakel te digitaliseren, haal je het maximale uit web-to-print.
Meer weten?
Web-to-print is slechts één schakel in bredere automatisering. In het eBook “IT als motor van je grafisch bedrijf” lees je hoe IT je hele grafische keten versterkt: van webshop en planning tot shopfloor en facturatie. Praktisch en overzichtelijk, zodat je de juiste keuzes maakt. Download het eBook en ontdek hoe automatisering voor jouw organisatie werkt.
