Zelf produceren of uitbesteden?
Wanneer heb je voor het laatst écht naar jouw printproductie gekeken? Waar zitten de verborgen kosten? Welke nieuwe omzetkansen laat je misschien wel liggen omdat je energie veel zit in zaken die veel tijd kosten en weinig opleveren? Met dit artikel helpen we je met een frisse blik te kijken naar je huidige bedrijfsvoering.
De keuze tussen zelf produceren en uitbesteden is (ook) binnen de print industrie van groot strategisch belang. Ze beïnvloedt direct aspecten als kosten, kwaliteit, flexibiliteit, ondernemersrisico en duurzaamheid, maar ook de langetermijnpositie. In een driedelige serie gaan we dieper op deze materie in, te starten met de basisvragen rondom de keuze voor eigen productie of uitbesteding. In Deel 1 verdiepen we ons in het berekenen van de echte kostprijs van eigen printproductie. Daarna bespreken we het aanboren van nieuwe marktkansen.
De echte printkostprijs berekenen
Is jouw printproductie geoptimaliseerd of leidt eigen productie tot stilstand en verspilling? Door de totale kostprijs van de printproductie in kaart te brengen, kun je een eerlijke vergelijking maken. Wat komt daarbij kijken? Diverse zaken worden in de praktijk onterecht niet in de kostprijs meegenomen, met nadelige gevolgen. Daarom deze checklist:
Onderschatte variabale kosten
Signmakers en drukkers vergeten vaak de variabele kosten zoals inkt, papier, onderhoud en afschrijving mee te tellen bij zelf printen, waardoor uitbesteden veelal voordeliger uitpakt dan gedacht. Heeft jouw machine over de gehele afschrijvingstermijn van bijvoorbeeld 5 jaar 10.000 in plaats van de begrote 20.000 uren gedraaid? Dan is de afschrijving per uur 2 keer zo duur, en ontbreekt financiële dekking bij vervanging. Dit zet de investeringscapaciteit en bedrijfscontinuïteit onder druk.
Voorraden houden & handling van media
Om tijdig aan klanten te kunnen leveren, ontkom je niet aan het aanhouden van voorraden. Het opslaan, beheren en aanhouden van voorraden zorgt voor kosten die de resultaten drukken. Organisaties willen zoveel mogelijk Just-In-Time strategieën toepassen om voorraden uit de weg te gaan, maar in de praktijk is dit moeilijker dan gedacht.
Daarnaast kost de handling van media bij eigen productie - van intern transport tot pakbonafhandeling - meer tijd dan bij uitbesteding, maar wordt deze zelden volledig in de kostprijs meegerekend. Weliswaar werken de meeste printbedrijven met facturabele uren, maar in de productie wordt vaak in prijzen per vierkante meter gerekend, vanuit het idee dat “die printer toch wel werkt”. Wat in de productie ook vaak niet wordt meegerekend, is de stilstandtijd door het inleggen, uithalen en afsnijden van media. Zeker bij ondernemingen die veel kleine opdrachten verwerken leidt dit tot aanzienlijke (verborgen) kosten.
Het purgen
Het in de ochtend doorspoelen van de printer - het purgen - kost per keer bij gemiddeld verbruik enkele tientallen euro’s. Ook de kosten van storingen, onderhoud, vervangingskosten voor o.a. belts en inktkoppen, en de kosten van misprints worden vaak niet in de kostprijs meegenomen.
Personeelskosten
Machines vereisen opgeleid personeel qua bediening, onderhoud en kwaliteitscontrole. Een voorbeeld: door de aankoop van een nieuwe productieprinter moest een signbedrijf overstappen op andere RIP-software. Dit leidde wekenlang tot significant productiviteitsverlies en duizenden euro’s aan niet ingecalculeerde kosten door afstemming van o.a. kleurprofielen, gewenning van de operator en verstoring van workflows.
Schaalvoordelen door uitbesteding
Naast het aspect van de echte kostprijs spelen ook schaalvoordelen, duurzaamheidsvoordelen en voordelen door specialisatie bij uitbesteding een rol:
Minder materiaalverspilling
In het geval van talrijke kleine printopdrachten heb je minder inschiet met een 50-meter rol dan met bijvoorbeeld een 20-meter rol, omdat je minder vaak hoeft te wisselen van rol en daarmee ook minder frequent opnieuw hoeft op te starten, media af te snijden of uit te lijnen. Gevolg: minder materiaalverlies. Dat scheelt kosten per vierkante meter geproduceerd materiaal, en het scheelt veel CO2-uitstoot: in de printketen is de materiaalproductie - en materiaalinkoop - veruit de belangrijkste veroorzaker van CO2-uitstoot.
Het uitbesteden van de productie van met name commodity printproducten aan een gespecialiseerd productiehuis brengt schaalvoordelen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan het geautomatiseerd nesten van orders op dezelfde media, waardoor materiaalverlies aanzienlijk beperkt wordt. Dat resulteert in lage vierkante meterprijzen, soms tot rond de zeven euro per beprint oppervlak. In de signindustrie ligt de focus daarentegen vaak meer op service, logistiek en montage, temeer vanwege het grote aandeel kleinere opdrachten, waardoor gestandaardiseerde productie minder prioriteit krijgt.
Lagere inkoopkosten
Een productiehuis dat de vraag van honderden bedrijven bundelt kan aanmerkelijk efficiënter en goedkoper machines, materialen en verbruiksartikelen inkopen dan een individuele mkb-onderneming.
Nieuwe marktkansen aanboren
Toch is dit artikel geen pleidooi om alle productie per definitie uit te besteden. Heb jij een hoog geautomatiseerd en gestandaardiseerd printproductiebedrijf dat gezonde marges draait? Helemaal prima, natuurlijk! Het gaat erom dat je nadenkt over jouw businessmodel en daarin weloverwogen, onderbouwde keuzes maakt op basis van feiten en betrouwbare data. Stop daarbij je energie in de dingen waarmee jouw bedrijf het meest onderscheidend is.
Zo bestaat voor de gemiddelde signmaker ongeveer 70% van de volledige kostprijs uit creatie en montage, en 30% uit productie. Het echte besparingspotentieel ligt dan bij die creatie en montage (zie de uitlichting “Pennywise, Poundfoolish”).
Daarnaast speel je via slimme uitbesteding tijd en ruimte vrij om meer te focussen op verkoop, klantrelaties en strategische groei. Vooral in niches liggen kansen te wachten. Een mooi voorbeeld is het succesvolle bedrijf Sanimood: door onder meer muurgraphics (SaniPanels) en geurverspreiding (SaniMoments) creëert het bedrijf een topbeleving in toiletruimten.
Print-specialties in eigen hand?
Een verdeling die wij in een vijftal interviews voor dit artikel consequent terughoorden, is dat veel signmakers 70% van hun printproductie uitbesteden aan een extern productiehuis en ongeveer 30% zelf produceren, de “specialties”: printproducten met een zekere specialisatie, waarvoor geen beschikbare uitbestedingsopties aanwezig zijn, of die rendabeler in eigen huis worden geproduceerd.
Een gespecialiseerde carwrapper zal zelf een latex- of solventprinter gebruiken om klanten te faciliteren. En bij de montage van signproducten gaat natuurlijk wel eens wat mis. Ook dan moet een signmaker over enige eigen productie beschikken om binnen een paar uur een vervangend product te kunnen leveren.
Vraagbundeling via het productiehuis
Maar, om het totaalplaatje nog wat complexer te maken: voor sommige specialties is het vraagvolume te laag voor een dure machine-investering door een individueel bedrijf. Dan kan uitbesteding weer handig zijn, doordat meerdere printbedrijven samen deze specialties kunnen afnemen bij één grote aanbieder.
Productiehuizen beschikken over specialistische apparatuur; in de printsector bijvoorbeeld machines waarmee haptische en neoneffecten kunnen worden geprint, of (andere) hoogwaardige veredelingen en afwerkingen kunnen worden gerealiseerd. Daarmee worden signmakers en grafische bedrijven geïnspireerd, en kunnen zij voor hun klanten het verschil maken.
Door uitbesteding kun je in dit geval snel nieuwe producten introduceren zonder zelf te investeren in machines en materialen. Dit biedt kansen om zonder grote risico’s in te spelen op markttrends of marktkansen, klanten breder te bedienen met een groter assortiment, en sneller te schakelen en flexibel te blijven in een snel veranderende markt.
Let op je cashflow!
Tot slot: bij een make-or-buybeslissing is het belangrijk om ook de cashflowpositie van jouw onderneming te analyseren, als onderdeel van een gezonde groeistrategie. Het voorfinancieren van eigen productiemiddelen drukt flink op die cashflow. Als het geld eenmaal “vastzit” in aangeschafte productiemiddelen, is het niet meer mogelijk om het te gebruiken om voorraden aan te kopen, lopende rekeningen te betalen en tegenvallers op te vangen.
Een lage cashflow is daarmee een risico voor de continuïteit van de onderneming. De centrale vraag op financieel gebied is dus: “In hoeverre blijft de cashflow nog op peil bij het doen van een investering?”
Penny-wise, Pound-foolish
Veel printprofessionals die uitbesteden zijn minuten tot uren per week bezig met het vergelijken van prijzen. Maar deze tijd wordt vaak niet meegenomen in hun kostprijsberekening. Daarnaast zien we in de gehele printindustrie een tendens naar grotere aantallen kleinere orders. Door orders te combineren in je verzendingen door de partij bij wie je uitbesteedt, kun je veel meer op verzendkosten besparen dan een euro hier of daar per product. Volgens insiders komt dergelijk “Penny-wise, Pound-foolish”-gedrag in de printindustrie veel voor. Stel jezelf dus de vraag: waar stop ik mijn energie in?
Hoe Alvasi Reclame innoveert
Een bedrijf dat op innovatiegebied profiteert van de gebundelde expertise van een printproductiehuis is Alvasi Reclame. Vanuit Nieuwleusen en Staphorst verzorgt het bedrijf de creatie, productie en montage van signprojecten.
Directeur-eigenaar Erik Fieten: ‘Zonder een bedrijf als Probo zou ik niet zelf kunnen en willen innoveren qua producten. Soms komt Probo met producten die ik niet ken en die de markt niet kent, maar die wel een behoefte kunnen creëren. Zo kan ik innovatief voor de dag komen richting klanten. Zo is de printerieurmarkt groeiende; daar zie ik zelf ook de grootste kans om als reclamebureau / signmaker te groeien dankzij de innovaties die Probo doet: print producten zoals tegels van Sign Again, kussens en akoestische frames.’
De keuzes van Q-promotions
Een mooi voorbeeld van het strategische advies “Do what you do best and link to the rest” is het bedrijf Q-Promotions uit Tilburg. Van oorsprong drukwerkmakelaar, besloot de directie meer te focussen op sales, service en eigen logistiek en montage van signproducten, en de complete productie uit te besteden.
Zo kan dit bedrijf merken en bedrijven optimaal bedienen: partijen zoals De Efteling, Libéma, Van der Valk Hotels, Sanitairwinkel en De Beren willen alles wat er komt kijken bij hun printuitingen beleggen bij Q-Promotions als een bewezen intermediair.
Q-Promotions werd in 2002 opgericht door Tommy Grein en telt inmiddels zo’n 30 medewerkers. Het bedrijf werkt met een netwerk van ruim 300 leveranciers en speelt snel en flexibel in op uiteenlopende klantwensen. Dankzij die onafhankelijke positie kan het scherp inkopen, klanten een breed assortiment bieden en hoogwaardige kwaliteit waarborgen.
Een belangrijke USP is het eigen transport, waarmee Q-Promotions leveringen tot in detail kan plannen op basis van klantspecifieke wensen. Zeker voor franchiseformules, waar bijvoorbeeld rekening moet worden gehouden met openingstijden of winkelbevoorrading, biedt dat een groot voordeel. De focus ligt op het ontzorgen van opdrachtgevers, met maximale aandacht voor service, creativiteit en leverbetrouwbaarheid.
Wordt vervolgd
In Deel 2 van deze driedelige serie gaan we onder meer in op aspecten zoals automatisering en duurzaamheid, in relatie tot het vraagstuk van zelf produceren of uitbesteden.
Wil je het nieuwste PRINTmatters magazine thuis ontvangen? Neem een proefabonnement en kies voor nalevering
