Automatisering volgt grafische strategie

4 juni 2025

Nieuwe technologische ontwikkelingen in automatisering bieden grafische bedrijven tal van mogelijkheden om efficiënter te werken, kosten te verlagen en concurrentievoordeel te creëren. Hoe bepaal je welke investeringen in automatisering als eerste nodig zijn? Wanneer kies je een standaardpakket en wanneer is softwareontwikkeling op maat een beter plan?

Sommige investeringen in automatisering zijn onvermijdelijk om te kunnen overleven terwijl andere investeringen concurrentievoordeel opleveren. Automatisering kan ook andere doelen dienen. Door te starten vanuit de eigen bedrijfsstrategie en een grondige analyse van de IT-mogelijkheden volgt automatisering de grafische bedrijfsstrategie, in plaats van andersom.

Vijf strategische doelen voor automatisering

Het verbinden van strategie met automatisering in een grafisch bedrijf vereist een doordachte aanpak waarbij technologie wordt ingezet om aan vijf soorten bedrijfsdoelen te werken:

Kostenbesparing op alle afdelingen, noodzakelijk om te overleven in een competitieve grafische markt.
Risico’s beperken door de kans op fouten en cyberincidenten te verminderen.
Een antwoord vinden op de schaarste van grafisch geschoold personeel.
Data gebruiken om overzicht te creëren en betere beslissingen te kunnen nemen.
Concurrentievoordeel creëren ten opzichte van andere grafische bedrijven; een financieel aantrekkelijke marktpositie verwerven.

Hoe je start

De uitkomst van de analyse bepaalt welk bedrijfsdoel met automatisering aangepakt wordt. Start altijd met eventuele risico’s die een bedreiging zijn voor de continuïteit van het bedrijf. Bij een inefficiënt bedrijf komt kostenbesparing op de eerste plaats, meestal is hier snel resultaat mogelijk. Een succesvol grafisch bedrijf met innovatie- en groeiambities kan kiezen voor het creëren van concurrentievoordeel met unieke software.

Een grafisch bedrijf kan op twee manieren investeren in automatisering. Meest gebruikelijk is de aanschaf van standaardsoftware. Zelf software (laten) ontwikkelen is lastiger en gebeurt bij grafische bedrijven veel minder vaak. Als er al eigen software voor strategische bedrijfsdoelen wordt ontwikkeld, is dit altijd in combinatie met standaard softwarepakketten of componenten.

Standaard softwarepakketten

Alle grafische bedrijven gebruiken standaardsoftware om algemene en grafische taken uit te voeren. Voor taken als kantoorautomatisering en boekhouding worden pakketten als Microsoft Office, SnelStart, Exact en AFAS ingezet om de administratieve werkdruk te verminderen.

De automatisering van grafische bedrijven is ooit gestart met de komst van allerlei calculatiepakketten nadat de eerste computers op kantoor verschenen. Dat hielp nogal bij het tijdrovende, handmatig calculeren van offertes. Deze pakketten groeiden uit tot complete MIS- en ERP-systemen, steeds vaker aangevuld met grafische workflow-management-systemen en web-to-print-oplossingen. Deze systemen zijn nog altijd afzonderlijk verkrijgbaar.

We kennen nu drie soorten software voor grafische bedrijven:

MIS- en ERP-systemen, waarmee grafische bedrijven hun offertecalculatie, orderverwerking, planning en voorraadbeheer automatiseren.
Workflow-managementsystemen waarmee grafische bedrijven de interne werkprocessen automatiseren. Vanaf aangeleverd pdf-document tot en met het datagedreven aansturen van productiesystemen.
Web-to-print-oplossingen waarmee klanten online hun drukwerk bestellen, personaliseren en direct orders inplannen en plaatsen.

Voorbeeld van een IT-architectuur in een grafisch bedrijf. Teken een plaatje van de totale IT-architectuur niet vanuit het aanbod van software-leveranciers, maar vanuit een toekomst visie voor jouw bedrijf.

Check het onderhoud van software

Standaard softwarepakketten bieden een kant-en-klare, betrouwbare en goedkope oplossing voor veel voorkomende processen. Indien mogelijk is standaardsoftware altijd beter dan zelf software ontwikkelen en beheren. Standaardsoftware is snel geïmplementeerd en meestal van goede kwaliteit. De investeringen zijn gauw terugverdiend. De beveiliging is doorgaans goed op orde. Bedrijven hoeven zich weinig zorgen te maken, als ze maar op tijd de laatste updates van de leverancier installeren en hun netwerk goed beveiligd houden. Ga wel regelmatig na of de softwareleverancier de pakketten zelf goed onderhoudt. Software die niet goed wordt onderhouden, moet je zo snel mogelijk vervangen.

Standaardsoftware: nadelen

Aan gebruik van standaardsoftware kleven ook nadelen. In de softwarewereld geldt het recht van de sterkste. De softwareleverancier met de meeste klanten kan het meeste investeren in doorontwikkeling en drukt vervolgens anderen uit de markt. Een monopolie in combinatie met een grote afhankelijkheid is gevaarlijk. Op dit moment is bij grafische ERP-systemen het snelgroeiende MultiPress van Dataline markleider, maar er zijn voldoende alternatieven, zoals Xgram, Cerm en PrintVis (Microsoft Dynamics).

Bekende standaardpakketten voor workflow-management zijn Enfocus Switch, Heidelberg Prinect, Agfa Apogee. Voor wat eenvoudige web-to-print zijn veel oplossingen beschikbaar.

Eigen maatwerksoftware

Voor bedrijven met unieke processen is maatwerksoftware soms een noodzakelijke aanvulling. Maatwerksoftware wordt ontwikkeld om naadloos aan te sluiten op een unieke strategie en marktbenadering van het grafisch bedrijf. Maatwerk is nodig als standaardoplossingen niet toereikend zijn, bijvoorbeeld bij zeer specifieke productieprocessen of wanneer integratie met bestaande systemen binnen of buiten het eigen bedrijf nodig is.

Enkele voorbeelden:

Unieke order- en workflow-automatisering voor nichemarkten zoals bij Greetz voor het online bestellen, printen, cadeaus toevoegen en verzenden van wenskaarten.
Als je systemen wilt integreren op een specifieke manier, die niet door standaardpakketten wordt ondersteund, zoals directe koppelingen met inkoopsystemen van vaste klanten die regelmatig verpakkingen afnemen.
Eigen, gesloten online bestel- en calculatiesystemen voor drukkerijen die boeken en tijdschriften leveren aan uitgevers. Zo ontwikkelde Print.com eigen onlinesoftware om grafi che tussenpersonen te ontzorgen.
Het automatisch en nauwkeurig inplannen van grote aantallen grafische orders volgens de eigen bedrijfsregels van een grote drukkerij.
Eigen bedrijfsinformatiesystemen die data uit verschillende interne en externe bronnen combineren tot een managementcockpit en voorspellingen van de bezettingsgraad leveren om te gebruiken voor dynamische prijsbepaling en personeelsplanning.

*Software voor datagestuurde productie. Een belangrijk hulpmiddel voor machine-operators in de grafische industrie.*

Meer controle, ook nadelen

Zelf maatwerksoftware (laten) ontwikkelen geeft het grafisch bedrijf volledige controle over de software, die dan regelmatig kan worden aangepast. Het belangrijkste voordeel is dat het bedrijf zo een uniek concurrentievoordeel kan creëren. Met standaardsoftware kun je alleen een standaard grafisch bedrijf inrichten dat moet concurreren op lagere prijzen of een hogere kwaliteit van dienstverlening.

Er kleven ook nadelen aan eigen maatwerksoftware. De kosten van ontwikkeling en onderhoud zijn veel hoger dan de kosten van licenties voor standaardsoftware. Het kost veel tijd om software te ontwikkelen en in gebruik te nemen. Omdat een software-ontwikkelproces lastig te plannen is, is er ook het risico van budgetoverschrijding tijdens de ontwikkeling, vooral als er vooraf geen goede functionele analyse is gemaakt en er tijdens de ontwikkeling nieuwe eisen opduiken. Andere risico’s ontstaan als de eigen software niet goed beheerd wordt of op een eigen server staat. Het bedrijf is dan kwetbaar voor cyberaanvallen.

Kosten en risico’s worden beperkt door zoveel mogelijk op de markt beschikbare componenten te gebruiken en koppelingen met standaardsoftware in te zetten. Een goede projectvoorbereiding en uitstekende samenstelling van het ontwikkelteam is het allerbelangrijkste.

Hoe pak je het aan?

Het is verstandig om af en toe te toetsen of de automatisering nog wel passend en up-to-date is. Begin met het (her)formuleren van de eigen strategie en bijbehorende bedrijfsdoelen. Kijk vervolgens naar de aanwezige interne IT-organisatie in combinatie met de beschikbare software op de markt. Wat zijn de mogelijkheden van de software die al in gebruik is? Vaak is er met training meer uit te halen dan nu gebeurt.

Heb je moeite om aan goed grafisch geschoold personeel te komen? Kijk dan eens naar robots voor nabewerking, de nieuwste workflow-managementoplossingen en geavanceerde printsystemen. Deze bevatten steeds meer grafische kennis en zijn geschikt voor nieuwe medewerkers zonder grafische achtergrond. Zo is investeren in software een antwoord op de schaarste van grafisch geschoold personeel.

Als het onvermijdelijk is om eigen software te (laten) ontwikkelen, let dan vooral op de interne IT-organisatie, in verband met het toekomstig beheer. Een gemiddelde systeembeheerder zal flink moeten studeren om eigen software te kunnen beheren en eventueel door te ontwikkelen. Ontwikkel nooit software voordat het beheer geregeld is. Breng betrokken medewerkers met grafische kennis en IT-specialisten samen in een team dat snel kan ontwikkelen. Neem de tijd om de beste ontwikkelaars te vinden, die zijn erg schaars.

Maak een architectuurplaatje

Om overzicht te houden is het een goed idee om een architectuurplaatje te tekenen van de gewenste IT-inrichting. Dit bevat een overzicht van alle systemen inclusief de koppelingen, intern en naar buiten. Teken dit plaatje niet vanuit het aanbod van softwareleveranciers maar vanuit een toekomstvisie voor jouw grafisch bedrijf. Nieuwe technologische ontwikkelingen in automatisering maken vrijwel alles mogelijk.

Tekst: Richard van Hoorn

Wil jij het gedrukte PRINTmatters magazine ontvangen? Neem een proefabonnement.